Manejo de Bases de Datos

Diseñar una Base de Datos

Es recomendable que antes de diseñar una base de datos nos detengamos unos momentos en pensar sobre nuestras necesidades en concreto y después (con ayuda de papel y lápiz) hacer una estructura previa de nuestra base.

Antes de proceder de crear una base son éstas las decisiones que hemos de tomar:

1. Decidir los campos que vamos a necesitar:
Antes de hacer cualquier cosa en nuestro ordenador tenemos que saber qué campos va a tener nuestra base de datos. Por ejemplo, si es una base de datos de libros necesitaríamos crear los campos especiales para Autor, Título, Editorial, Categoría (o Materia), Año de Edición, Precio, Notas.

Si es una Base de Datos de los Empleados, necesitarías como mínimo los campos del Nombre y Apellido, Cargo, Dirección, Teléfono, y uno que otro más dependiendo de las necesidades de nuestra empresa.

2. El tipo de información para cada campo:
Una vez definidos los campos tenemos que saber qué tipo de datos tendría cada campo: los más utilizados son texto, número y fecha pero no son los únicos, como lo veremos más adelante.

3. Diseñar la estructura:
Implica definir los campos y su nombre, el orden en que estos campos deben aparecer en nuestra tabla.

4. Establecer relaciones entre tablas:
Por ejemplo, si tenemos una tabla de libros que a su vez debe tener el campo de autores cuyos datos están el la tabla de autores, debes establecer una relación entre estas dos tablas. Este proceso se llama normalización. (Ya lo veremos más adelante).

5. Designar los campos como claves principales:
La clave principal es muy importante en el diseño de una base de datos que no debemos omitir en el proceso de la creación de una base de datos.

6. Procedemos a diseñar la base de datos en un ordenador.
En esta etapa nos queda por decidir qué tabla debe ser la que primero diseñamos, por ejemplo, en nuestro ejemplo de Libros, las tablas de Autores y Editores deberían crearse antes de crear la Tabla de Títulos.


Atte.Oscar Benitez
Médico Director
Clinica Rorschach
29 de octubre de 2009 8:37


Creación de tablas con el Asistente:

Total, disponemos de tres formas para crear un tabla: usando el Asistente para Tablas, Crear una Tabla introduciendo Datos y crear en Vista Diseño.

En esta lección utilizaremos el Asistente para Tablas para crear nuestra tabla, primero abriremos Access y seleccionamos "Base de datos de Access en Blanco".

1. En la ventana de Base de Datos pulsamos "Tablas" y después pulsamos "Crear una tabla utilizando el asistente".

2. Examinamos el cuadro de lista de tablas de ejemplo hasta encontrar la que más se parezca a lo que necesitamos. (En este momento puedes escoger cualquier tabla porque después de este ejercicio volveremos a crear una tabla de Autores en modo de diseño.

3. Utilizamos los botones con flechas para incluir en la lista de "Campos en la nueva tabla" los campos que nos interesan.

4. Una vez agregados los campos les podemos cambiar el nombre: seleccionamos el campo y pulsamos el botón "Cambiar el nombre del campo". Solo debes tener en cuenta que los campos creados con el asistente ya tienen predefinido el tipo de datos, por eso debemos mantener el mismo tipo de datos aunque cambiemos el nombre del campo: por ejemplo no podemos convertir el campo "Nombre" ("texto") a "Fecha de nacimiento" (tipo de datos "fecha/hora").

5. Pulsamos el botón "Siguiente" y aparecerá un cuadro de diálogo que nos permite cambiar el nombre de la tabla y decidir si quieres que Access seleccione la clave principal. Te recomiendo que dejes que Access lo haga y después pulses "Siguiente".

6. Si tenemos más de una tabla Access nos permitiría establecer relaciones entre tablas pero esto lo veremos más adelante.

7. En el siguiente paso Access nos preguntará si queremos modificar el diseño, introducir los datos directamente o crear un formulario. Puedes experimentar con las tres opciones para ver exactamente de qué se trata.

8. Una vez hecha la elección, pulsamos "Finalizar" y con eso completamos el diseño de la tabla.

Los asistentes de Office pueden ser muy útiles en ciertas ocasiones pero mi forma preferida trabajar con las tablas es crearlas en vista Diseño, cosa que haremos en la próxima entrega.

Atte. Natalia Pérez y Priscila Gallardo
Gerente General y Gerente de R.R.H.H
Clinica Rorschach